ТОРГ-12 — что это за документ и как правильно заполнить накладную

Фото: Shutterstock

Содержание

1. ТОРГ-12: что это за документ
2. Форма ТОРГ-12 и ее реквизиты
3. Когда используется товарная накладная ТОРГ-12
4. Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12: пошаговая инструкция
5. Образец заполнения ТОРГ-12
6. Электронная форма ТОРГ-12
7. Ошибки при заполнении и как их избежать
8. Хранение и проверка накладной ТОРГ-12

ТОРГ-12: что это за документ

Говоря простыми словами, товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичная бумага для учета, которая подтверждает, что товар был передан другому лицу, либо же другие товарно-материальные ценности перешли от одного человека другому.

Это унифицированная форма, то есть ее структура и поля стандартны и утверждены постановлением Госкомстата России. Накладная применяется в основном при торговых операциях между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

ТОРГ-12 — что это за документ? На его основании продавец учитывает, что товар ушел из его хранилища, а покупатель ставит его на учет

Форма ТОРГ-12 и ее реквизиты

Чтобы бумага был действительной, она должна включать в себя обязательные параметры. Давайте посмотрим на основные поля, которые вы увидите в бланке:

• Кто продавец и кто покупатель. Полные названия организаций, их адреса, номера телефонов, ИНН, КПП и реквизиты счетов.
• Основание. Договор или счет, на основе которого происходит отгрузка.
• Таблица. Самая важная часть, где перечисляются товары. Для каждой позиции указывают наименование, код, единицу измерения (штуки, килограммы), количество, стоимость единицы и общая сумма.
• Итоговые суммы. Общая стоимость товаров, информация о НДС.
• Подписи и печати людей, которые отвечают за отправку груза от продавца и приемку у покупателей.

Правильно оформленная и подписанная накладная имеет полную юридическую силу. Она может служить доказательством в суде, если между сторонами возникнут разногласия.

Когда используется товарная накладная ТОРГ-12

Этот документ незаменим в нескольких случаях:

• Продажа и отгрузка товаров. Основной сценарий — когда одна компания (поставщик) продает и отгружает товар другой компании или индивидуальному предпринимателю (покупателю).
• Внутренние перемещения. Иногда ТОРГ-12 используют для оформления передачи товаров между разными складами или подразделениями одной организации.
• Возврат товара. При возврате товара поставщику также оформляется накладная.

Важный момент: сама по себе ТОРГ-12 не является основанием для вычета НДС. Для этого продавец дополнительно должен выставить покупателю счет-фактуру.

Часто эти два документа ― товарная накладная ТОРГ-12 и счет-фактура, идут вместе

Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12: пошаговая инструкция

Внесение данных в накладную требует внимательности. Процесс можно разделить на три основных этапа.

Образец заполнения ТОРГ-12

Представим, что ООО «Лучший свет» продает ИП Иванову И.И. 20 светодиодных ламп.

В «шапке» документа в полях «Поставщик» и «Грузоотправитель» будут указаны все реквизиты ООО «Лучший свет». В полях «Плательщик» и «Грузополучатель» — реквизиты ИП Иванова И.И.

В табличной части будет одна строка:

• Наименование товара: «Лампа светодиодная, 10 Вт, E27».
• Единица измерения: шт.
• Количество: 20.
• Цена: 100 руб.
• Сумма без НДС: 2000 руб.
• Ставка НДС: 20%.
• Сумма НДС: 400 руб.
• Всего с НДС: 2400 руб.

Ниже в итоговых строках будут продублированы общие суммы. В конце директор, бухгалтер и кладовщик ООО «Лучший свет» поставят свои подписи.

Заполнение ТОРГ-12: ИП Иванов, получив товар, должен расписаться в графе «Груз принял»

Электронная форма ТОРГ-12

Времена бумажных архивов постепенно уходят. Сегодня товарную накладную можно оформить в электронном виде через системы электронного документооборота (ЭДО). Такой документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог с «живыми» подписями и печатями.

Многие бухгалтерские программы, например, 1С, позволяют формировать ТОРГ-12 автоматически и выгружать ее в форматах Excel или PDF. Это удобно для внутреннего учета, но для официального обмена с контрагентами лучше использовать системы ЭДО.

Ошибки при заполнении и как их избежать

Даже в таком стандартном документе можно допустить ошибку. Вот самые частые:

• Отсутствие подписи. Если не хватает хотя бы одной обязательной подписи, документ могут признать недействительным.
• Неточности в наименовании товара. Название товара в накладной должно полностью совпадать с названием в договоре или счете.
• Арифметические ошибки. Неправильно посчитанная сумма или НДС — повод для претензий со стороны налоговой.
• Несоответствие фактическому количеству. Если по документам отгружено десять единиц, а по факту приехало девять, это создаст проблемы для обеих сторон.

Совет прост: внимательность и двойная проверка. Перед тем как отдать документ на подпись, сверьте все данные: реквизиты, наименования, цифры.

При приемке товара по форме ТОРГ-12 покупатель также должен все тщательно проверить

Хранение и проверка накладной ТОРГ-12

Закон требует не уничтожать такие накладные, как и другие важные бумаги, не менее пяти лет после отчетного года. Это нужно для налоговой и на случай возможных споров с контрагентами.

Проверять правильность заполнения накладных могут:

• налоговая инспекция во время камеральной или выездной проверки;
• внутренние аудиторы или руководство вашей компании;
• сотрудники контрагента при приемке товара.

Аккуратное и правильное ведение документации — залог спокойной работы и отсутствия проблем с контролирующими органами. Уделите этому должное внимание, и ТОРГ-12 станет вашим надежным помощником в бизнесе.