Приходный кассовый ордер 2025 — образец заполнения и учет в 1С: инструкция для малого бизнеса

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Что такое приходный кассовый ордер
2. Образец и форма приходного кассового ордера
3. Квитанция к приходному кассовому ордеру — назначение и оформление
4. Ведение книги приходных кассовых ордеров
5. Особенности учета приходных кассовых ордеров в «1С»
6. Изменения в регулировании кассовой дисциплины в 2025 году

Что такое приходный кассовый ордер

ПКО ― это официальный документ, который оформляют, когда в кассу вашего бизнеса поступают наличные деньги. Представьте, что это ваш личный бухгалтерский пропуск для каждой приходящей купюры.

Основные функции приходного кассового ордера таковы: он

• фиксирует каждую сумму, поступившую в кассу;
• позволяет контролировать движение наличных;
• служит первичным документом для составления отчетов по кассовым операциям;
• подтверждает законность получения наличных денег.

ПКО оформляет лицо, ответственное за ведение кассовых операций. Обычно это кассир или бухгалтер. Оформляют ПКО непосредственно в момент приема наличных денег. Получили деньги — сразу оформляйте ордер.

Использование ПКО — это не прихоть, а требование законодательства

Образец и форма приходного кассового ордера

Для приходного кассового ордера существует унифицированная форма КО-1. Это стандартный бланк, который используют все организации и индивидуальные предприниматели, работающие с наличными. Вы не можете просто взять чистый лист и написать «принял деньги». Нужно использовать именно эту форму.

Это документ, который состоит из двух частей, разделенных линией отрыва: сам приходный кассовый ордер и квитанция к нему. Обе части заполняют одновременно под копирку или печатают из программы.

Какие поля обязательно должны быть заполнены?

• Название компании или ФИО ИП.
• ИНН.
• Подразделение.
• Номер документа. Эти номера должны идти строго по порядку, без пропусков.
• Дата.
• Дебет и кредит счетов.
• Сумма в рублях и копейках — сначала цифрами, а потом прописью.
• От кого приняты деньги (ФИО физического лица или название компании).
• Основание для получения денег (например, оплата по договору № 123 от 01.01.2024 за услуги).
• Документы, которые прилагаете к ордеру: например, счет-фактура, акт, заявление сотрудника.
• Подписи.

Типовые бланки формы КО-1 можно приобрести в магазинах канцелярских товаров, занимающихся продажей бухгалтерских бланков. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, например в 1С, то форма КО-1 уже встроена туда и программа поможет вам ее заполнить и распечатать.

Также образцы КО-1 доступны в правовых и бухгалтерских справочных системах

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер

Давайте пройдемся по заполнению полей шаг за шагом. Это несложно, главное — внимание к деталям.

1. Шапка документа: укажите полное наименование вашей организации или ФИО ИП. Пропишите ИНН. Поставьте дату заполнения ордера и присвойте ему порядковый номер. Помните, нумерация начинается с 1 января каждого года.
2. Дебет/Кредит: эти поля заполняют бухгалтеры, указывая корреспонденцию счетов. Если вы ИП и ведете простой учет, возможно, эти поля будут менее актуальны, но форма их требует.
3. Впишите сумму полученных наличных цифрами. Затем обязательно пропишите эту же сумму прописью в поле «Принято». Рубли указывают полностью, а копейки — цифрами. Например: «Десять тысяч рублей 50 копеек». Будьте предельно внимательны: цифры и пропись должны совпадать!
4. Укажите полное ФИО того, кто внес деньги (если это физическое лицо или сотрудник), либо наименование организации, от которой получены средства.
5. Основание: это поле очень важно. Четко и понятно укажите, почему вы получили эти деньги. Например: «Оплата товара (чайник) по чеку № 5 от 05.03.2024», «Взнос наличными в уставный капитал», «Возврат займа по договору № 7».
6. Приложение: перечислите документы, которые подтверждают основание получения денег. Это может быть договор, счет, акт, заявление подотчетного лица, фискальный чек онлайн-кассы (если прием наличных связан с продажей).
7. Ордер должны подписать главный бухгалтер (или руководитель) и кассир. Если у ИП нет наемного бухгалтера и кассира, он подписывает сам за обе роли. Подписи оригинальные, а не факсимиле.

Распространенные ошибки при заполнении ― это отсутствие какого-либо обязательного поля (особенно основания или приложения), несоответствие суммы цифрами и прописью, отсутствие одной или обеих необходимых подписей и неправильная нумерация или дата. Если вы допустили ошибку, лучше переоформить ордер заново. Допускаются исправления, но их должен заверить подписант, указав «Исправленному верить» и поставив подпись с датой. Но чистый бланк надежнее.

Еще одна частая ошибка ― оформление после того, как деньги уже полежали в кассе какое-то время

Квитанция к приходному кассовому ордеру — назначение и оформление

Как мы уже говорили, форма КО-1 состоит из двух частей: сам ордер и квитанция к нему. Квитанция — это зеркальное отражение основных данных ордера.

Ее назначение — служить подтверждением для человека или организации, которая внесла наличные деньги. Это их официальный документ, доказывающий, что они действительно передали вам определенную сумму наличности. Это их «чек».

Как правильно оформить квитанцию?

• Вы заполняете ее одновременно с основным ордером. Все данные (номер, дата, сумма, от кого, основание) должны быть идентичны.
• Квитанцию подписывает кассир, который принял деньги.
• Обязательно поставьте на квитанцию печать (или штамп) вашей организации или ИП (если вы его используете). Это придает квитанции большую юридическую силу.
• После оформления квитанцию отрывают по линии отреза и выдают лицу, внесшему деньги.

Основная часть ордера остается у вас для учета, а квитанцию вы отдаете плательщику. Хранить обе части вместе не нужно, они расходятся

Ведение книги приходных кассовых ордеров

Каждый оформленный ПКО должен быть незамедлительно зарегистрирован в кассовой книге в хронологическом порядке. Вы вносите в книгу номер ордера, дату, от кого получены деньги и сумму. Кассовая книга позволяет вести учет движения всех наличных средств через кассу — и прихода, и расхода.

• Кассовую книгу можно вести вручную или в электронном виде.
• Если ведете вручную, книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана на последней странице.
• Ежедневно кассир подводит итог операций за день, выводит остаток денег в кассе на конец дня и передает отчет по кассовым операциям вместе с приходными и расходными ордерами в бухгалтерию.
• В бухгалтерии проверяют правильность ведения книги и подтверждают записи своей подписью.

Общий срок хранения первичных учетных документов составляет, как правило, пять лет после отчетного года. Неправильное ведение кассовой книги, отсутствие в ней записей о ПКО, нарушение порядка хранения документов или сроков — это нарушения кассовой дисциплины. За это предусмотрены административные штрафы, причем как для самого ИП или организации, так и для должностных лиц.

Штрафы за нарушения могут быть весьма ощутимыми

Особенности учета приходных кассовых ордеров в 1С

«1С: Бухгалтерия» значительно упрощает процесс оформления ПКО. Вы заходите в раздел «Банк и касса», выбираете «Кассовые документы» и создаете новый документ «Приходный кассовый ордер».

Вам нужно будет выбрать тип операции (например, «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчетного лица», «Прочие поступления»). От выбранного типа операции зависят счета учета, которые программа подставит автоматически.

Далее вы заполняете необходимые поля в удобной форме — дату, номер (программа может нумеровать их сама), от кого получены деньги (выбираете из справочника контрагентов или вводите новое лицо), сумму, основание (можно выбрать из списка или ввести вручную). Вы указываете документ-основание (договор, счет).

Что дает автоматизация учета в 1С?

• Заполнение происходит быстрее, печать документа занимает секунды.
• Программа помогает избежать арифметических ошибок, контролирует нумерацию.
• При проведении ПКО программа автоматически формирует бухгалтерские проводки (если вы ведете бухгалтерский учет).
• 1С сама формирует кассовую книгу на основании всех введенных кассовых ордеров за день/период.

Учет в 1С делает работу с кассой прозрачнее и надежнее

Изменения в регулировании кассовой дисциплины в 2025 году

Основной фокус внимания регуляторов в последние годы был и остается на онлайн-кассах (ККТ). Именно они стали основным инструментом фиксации расчетов с покупателями/клиентами наличными или электронными средствами платежа. Если вы получаете наличные от клиентов в рамках розничной продажи или оказания услуг физическим лицам, то в первую очередь вам нужна онлайн-касса и именно чек ККТ является основным подтверждением получения денег для покупателя.

В таких случаях ПКО оформляется уже на общую сумму наличности, принятой по всем чекам ККТ за день. Основанием при этом будет Z-отчет онлайн-кассы. То есть ПКО не отменяется, но его роль и порядок оформления тесно связаны с работой онлайн-кассы.

Законодательство постоянно развивается. Могут появляться уточнения, разъяснения, новые возможности, связанные, например, с электронным документооборотом. Но пока нет информации, что приходный кассовый ордер в 2025 году будет радикально меняться.

About The Author

admin

See author's posts