Облачная касса: что это, стоимость, как работает, какую выбрать, как подключить

Фото: Shutterstock

Содержание

1. Что такое облачная касса и как она работает
2. Для кого подходит облачная касса
3. Преимущества и недостатки облачной кассы
4. Какую облачную кассу выбрать
5. Лучшие облачные кассы
6. Частые ошибки и как их избежать

Что такое облачная касса и как она работает

Представьте себе обычную онлайн-кассу, которую нужно купить, поставить у себя в офисе или магазине и подключить к интернету. Облачная касса — это та же онлайн-касса, но физически она находится не у вас, а в специализированном охраняемом помещении, в дата-центре. За ее размещение, бесперебойную работу, техническое обслуживание и обновление отвечает компания-провайдер, у которой вы арендуете эту кассу.

Как же происходит работа? Все начинается с момента, когда ваш клиент совершает оплату — например, на сайте интернет-магазина, через мобильное приложение курьера или терминал водителя такси.

1. Данные о транзакции мгновенно передаются из вашей внутренней системы сайта, из приложения или с рабочего места курьера/водителя в облачную кассу, расположенную в дата-центре.
2. Облачная касса создает фискальный чек.
3. Этот чек по защищенным каналам отправляется к оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между бизнесом и налоговой службой.
4. ОФД оценивает чек, дает ему уникальный номер и направляет данные о транзакции в Федеральную налоговую службу ФНС.
5. ОФД также отправляет ссылку на электронный чек или сам чек в электронном виде обратно вам или напрямую вашему клиенту обычно на электронную почту или по СМС.

Подключение облачной кассы занимает считаные секунды. Вы получаете возможность работать по закону, а клиент — подтверждение своей покупки

Для кого подходит облачная касса

Облачная касса — не универсальное решение. Она может подходить для определенных типов бизнеса, где нет необходимости печатать реальный чек прямо после оплаты на стационарной точке:

• Интернет-сайты. Когда оплата происходит на сайте, физический чек клиенту не нужен. Электронного вполне достаточно.
• Курьерские службы и выездные сервисы. Сотрудник принимает оплату на мобильном устройстве, информация отправляется в облачную кассу, а электронный чек уходит клиенту. Нет нужды возить с собой громоздкий фискальный регистратор.
• Вендинговые аппараты. Касса может быть одна на несколько аппаратов, находящихся в разных точках города. Информация об оплате из автомата уходит в облако.
• ЖКХ и поставщики услуг. При приеме платежей на сайте или через платежные терминалы, когда физический чек не формируется на месте.
• Службы такси. Водитель берет деньги через приложение, чек формируется в облаке и посылается клиенту.

Облачная касса для магазина — если ваш бизнес подразумевает стационарную точку продаж и вам нужно выдавать клиенту бумажный чек в момент покупки, облачная касса в чистом виде вам не подойдет

Преимущества и недостатки облачной кассы

Как у любого инструмента, у облачной кассы есть свои сильные и слабые стороны, которые нужно учитывать при выборе.

Преимущества

• Вам не нужно покупать дорогостоящую кассу и думать, где ее разместить и как подключить. Все оборудование находится у провайдера.
• Облачная касса доступна 24 часа в сутки, семь дней в неделю.
• Облачные решения легко интегрируются с вашими сайтами, приложениями, системами учета и CRM. Это позволяет автоматизировать процессы создания чеков.
• За работу кассы полностью отвечает провайдер. Он сам следит за обновлениями прошивки, состоянием фискального накопителя, решает технические проблемы. Вам не нужна своя техническая служба.
• Нет нужды платить за ремонт оборудования, замену ленты или другие расходники, связанные с физическим устройством.

Недостатки

• Вы не покупаете кассу один раз, а платите ежемесячную или ежегодную абонентскую плату за ее использование. В будущем это может оказаться дороже, чем покупка собственной кассы.
• Для функционирования облачной кассы требуется стабильное соединение. Если связь пропадет, данные не будут приходить в ФНС, что является нарушением законов.
• Облачная касса сама по себе не выдает реальные чеки. Если вашим клиентам нужны именно такие чеки, то курьеру придется докупать отдельный портативный принтер чеков и связывать его с вашей системой.

Описание: Облачная касса ― это удобное и современное решение для многих сценариев работы, но оно требует четкого понимания принципов его функционирования

Какую облачную кассу выбрать — основные критерии

Выбор провайдера облачной кассы — ответственный шаг. На рынке представлено множество предложений, и чтобы выбрать оптимальное, нужно сравнить их по нескольким важным параметрам. Вот на что стоит обратить внимание:

• Тарифы и состав пакета. Это первое, что бросается в глаза. Сравните стоимость аренды кассы у разных провайдеров. Уточните, что входит в эту стоимость. Обычно пакет включает в себя саму аренду кассы, услуги оператора фискальных данных ОФД, который передает чеки в ФНС.
• Интеграции. Насколько легко облачная касса интегрируется с вашими существующими системами? У вас интернет-магазин на определенной CMS-системе управления контентом? Вы пользуетесь CRM-системой управления отношениями с клиентами? Вашим курьерам нужно мобильное приложение?
• Надежность провайдера. Ваша касса физически находится у провайдера в дата-центре. Узнайте, насколько надежен этот дата-центр. Каков уровень его защищенности и отказоустойчивости. Предоставляет ли провайдер SLA соглашение об уровне сервиса, где прописаны гарантии бесперебойной работы и ответственность за сбои.
• Интерфейс и удобство. Удобно ли пользоваться личным кабинетом провайдера? Позволяет ли он легко отслеживать работу кассы, просматривать чеки, контролировать срок действия фискального накопителя? Есть ли мобильная версия или приложение для управления кассой?

Тщательное изучение этих аспектов поможет вам найти облачную кассу, не просто соответствующую требованиям законодательства, но и максимально удобную и выгодную

Лучшие облачные кассы

На российском рынке представлено несколько крупных провайдеров облачных касс, каждый со своими особенностями и тарифами. Вот некоторые из них, которые пользуются популярностью:

• «Бизнес.Ру Онлайн-чеки». Предлагает готовые решения для интернет-магазинов и служб доставки, часто в комплекте с программами для учета.
• Orange Data. Один из пионеров рынка облачных касс, специализируется на работе с крупным бизнесом и онлайн-проектами, предлагает гибкие API для интеграции.
• OFD.ru Ferma. Решение от крупного оператора фискальных данных, предлагает размещение ваших касс на своей инфраструктуре.
• Kit Online. Сервис, ориентированный на разные виды бизнеса, включая интернет-торговлю и курьерские службы.
• «Эвотор». Хотя больше известен своими смарт-терминалами, предлагает и облачные решения, удобные для интеграции с собственной экосистемой.
• CloudKassir. Специализируется на решениях для онлайн-бизнеса, предлагает различные тарифы в зависимости от количества чеков.
• 2can. Помимо решений для мобильного эквайринга, предлагает и облачные кассы, удобные для выездной торговли и сервисов.

Чтобы понять, сколько стоит облачная касса, рекомендуется изучить предложения нескольких провайдеров, запросить тестовый доступ или консультацию, чтобы сравнить функционал и условия лично

Частые ошибки и как их избежать

Даже при выборе такого технологичного решения, как облачная касса, можно совершить ошибки, которые приведут к проблемам с налоговой или лишним расходам.

• Часто предприниматели видят только ежемесячную плату за аренду и забывают о других обязательных тратах. Самая частая статья — стоимость фискального накопителя (ФН), который нужно покупать и менять отдельно. Здесь также есть нюансы, связанные с системой налогообложения. Например, для предпринимателей на общей системе налогообложения (ОСН) требуется ФН на 15 месяцев, а для «упрощенки» (УСН) или патентной системы — зачастую на 36 месяцев. Неправильный выбор ФН приведет к дополнительным расходам на его досрочную замену.
• Выбрав кассу, которая не может «подружиться» с вашей CRM или сайтом, вы столкнетесь с необходимостью ручного ввода данных или создания сложных обходных путей, что отнимет время и увеличит риск ошибок. Прежде чем выбирать провайдера, составьте список всех систем эквайринга, CMS, CRM, мобильных приложений, с которыми должна работать облачная касса.
• Даже при работе с облачной кассой ответственность за правильность и своевременность отправки чеков лежит на предпринимателе. Неправильная регистрация кассы в ФНС или сбои, из-за которых чеки не уходят оператору фискальных данных, могут привести к штрафам.

Облачная касса — это удобный инструмент для ведения современного бизнеса. Выбирая ее осознанно, с учетом всех нюансов и потенциальных ошибок, вы сможете эффективно использовать все ее преимущества и избежать проблем.

About The Author

admin

See author's posts